Bien que nous ayons parcouru un long chemin depuis la sortie des premiers outils de collaboration en ligne, et que le travail
avec des équipes distantes fasse partie du quotidien de beaucoup d’entre nous lorsqu’il s’agit d’embaucher un nouvel employé dans votre entreprise, l’idée d’engager quelqu’un de l’autre côté du globe (ou d’un endroit qui n’est pas notre bureau physique) semble encore étrange à de nombreux chefs d’entreprise.
Certains employeurs ne se sentent tout simplement pas à l’aise s’ils ne peuvent pas veiller sur leurs subordonnés et ne peuvent pas contrôler ce qu’ils font pendant leurs premiers jours dans l’organisation. Souvent, il ne s’agit pas de microgestion, mais ils craignent que le manque d’interaction personnelle avec leur manager/équipe dans les premiers jours ait des effets négatifs à long terme.
Toutefois, si vous vous préparez bien à l’avance et que vous faites tout correctement, les avantages de l’embauche d’un travailleur à distance l’emportent sur les risques éventuels.
En ayant accès aux meilleurs professionnels du monde entier, vous avez plus de possibilités d’accéder aux talents. En outre, le personnel à distance et les indépendants sont la clé d’une gestion plus efficace des dépenses. Ils vous permettent notamment de réduire les coûts immobiliers, y compris l’aménagement des bureaux, les paiements d’assurance et les frais généraux.
Néanmoins, le processus d’embauche et de gestion des travailleurs à distance est plein d’embûches. Vos employés n’ont pas beaucoup de temps pour se défouler, et vous n’avez pas droit à l’erreur. Pour que votre collaboration soit fructueuse, vous devez apprendre certains des secrets les plus importants de l’utilisation d’un travailleur à distance.
1. Faites vos devoirs
Lors du recrutement, ne vous limitez pas aux CV. Il existe de nombreuses autres indications permettant de savoir si un candidat répond ou non à vos exigences. Si un demandeur d’emploi est bien connu dans le secteur, possède un blog professionnel ou a mené à bien de nombreux projets, ces informations permettront de confirmer son niveau de professionnalisme.
Mettez de côté les CV et les références. Faites plutôt des recherches approfondies pour comprendre qui sont vos employés potentiels et quel est leur style de travail. Si vous voyez qu’ils ont entrepris plusieurs projets difficiles dans le passé, ils sont très probablement capables de travailler de manière autonome sans que quelqu’un sur le terrain ne surveille chaque étape.
2. La confiance, mais la vérification
N’hésitez jamais à mettre vos candidats à l’épreuve pour voir s’ils sont vraiment aussi bons qu’ils veulent le paraître. Votre agence de recrutement et votre équipe des ressources humaines peuvent travailler avec les responsables du recrutement de votre organisation pour créer les bons tests, mais envisagez de confier à vos candidats une tâche qui reflète leurs responsabilités futures (par exemple, les développeurs informatiques peuvent rédiger un code, mener une petite enquête, etc.).
Veillez à équilibrer correctement la difficulté du test. Si vous souhaitez filtrer les candidats pour qu’ils ne se rendent pas aux dernières étapes de votre processus de sélection, vous risquez également d’effrayer par inadvertance des employés compétents qui n’ont pas peur du contenu de vos tests, mais qui peuvent abandonner le processus de recrutement si le test est trop long et qu’ils n’ont même pas eu la possibilité de demander les détails nécessaires sur l’offre d’emploi. L’équilibre est primordial dans cette étape, et une bonne agence de recrutement sera en mesure de vous aider à trouver le bon point.
Une fois que vous aurez reçu les résultats (positifs) de cette étude de la part du candidat éloigné, cela vous aidera à dissiper tout doute et à vous assurer que votre choix est correct.
Les statistiques montrent que plus de la moitié des candidats déforment la vérité dans leur CV, une simple vérification devient donc indispensable.
3. Préparer l’arrivée
Déménager dans un nouveau lieu est quelque chose d’excitant, mais cela peut aussi être un peu décourageant car le nouvel employé doit trouver son chemin dans de nouvelles politiques et apprendre à connaître de nombreux nouveaux visages et noms de ses nouveaux collègues.
Par conséquent, vous devez vous assurer qu’ils reçoivent un guide de bienvenue à leur adresse électronique quelques jours avant de rejoindre votre entreprise. Ce guide de bienvenue doit contenir des liens vers les informations générales et les chiffres les plus importants concernant votre entreprise, mais aussi, dans l’idéal, quelques informations concises de votre future équipe.
Un conseil de notre part : ajoutez au dossier de bienvenue une liste amusante des choses à faire le premier jour / la première semaine / le premier mois. L’humour est la clé pour que les gens se sentent bien.
De nombreuses entreprises offrent à leurs employés un paquet de bienvenue lors de leur premier jour au bureau, et il n’y a aucune raison pour que votre employé qui est « en ligne » à bord ne reçoive pas aussi un signe physique.
Vous devrez organiser la logistique bien à l’avance afin que les employés la reçoivent à leur premier jour, et bien que vous ne puissiez malheureusement pas voir leur visage lorsqu’ils recevront la boîte à surprises, ils vous diront sûrement qu’ils l’apprécient en augmentant leur engagement.
Consultez votre équipe pour savoir quels objets pourraient être bons. Chez Fut-Ure, nous pouvons vous proposer un large choix aux meilleurs prix. Contactez-nous et nous nous ferons un plaisir de vous conseiller sur un produit adapté à votre budget et à l’image de votre entreprise, notamment des sacs, des sweatshirts à capuche, des tasses, des housses d’appareil photo, des jouets de bureau et d’autres articles et gadgets que vos nouveaux employés trouveront à la fois divertissants et mémorables. Nous vous fournirons GRATUITEMENT des diapositives de bienvenue et des guides d’information personnalisés.
4. Concevoir le bon processus de travail
Une fois que vous avez sélectionné les bonnes personnes, vous devez vous assurer que le processus de travail est mis en place pour obtenir la meilleure productivité. Avant tout, vous devez veiller à la transparence. Lorsque vous définissez une tâche, chaque détail doit être clair pour votre travailleur à distance. Vous devez également vous assurer qu’ils disposent de tout ce dont ils ont besoin pour mener à bien votre projet avec brio et dans les délais impartis. D’ailleurs, le temps est un autre facteur essentiel pour des relations de travail fructueuses. Par conséquent, tous les délais doivent être fixés de manière claire et raisonnable.
Le fait que vos employés ne travaillent pas au bureau ne signifie pas que vous devez laisser derrière vous une bonne communication. Faites savoir à votre équipe qu’elle peut vous contacter à tout moment pour clarifier quoi que ce soit ou demander des précisions. Vous devez, à votre tour, leur envoyer un message de temps en temps ou les appeler pour les tenir informés. Les outils de communication intégrés tels que G-Suite, Microsoft Teams, Trello, etc. sont un grand allié.
Enfin, vous devez suivre en permanence leurs progrès – qu’ils soient conformes au plan, au calendrier, au budget, etc. Pensez à étayer certains de vos principaux processus commerciaux avec des OKR (KPI). Envisagez d’ajouter un système de gestion des récompenses et des compensations – idéalement avec des fonctionnalités de gamification – comme Fut-Ure peut vous le proposer auprès de différents partenaires (Demandez-nous !).
5. Choisir les bonnes technologies
Les technologies modernes permettent de gérer l’arriéré d’une main-d’œuvre éloignée comme si elle se trouvait juste à côté de vous. Des applications telles que Slack, Workzone, Chanty, etc. sont essentielles pour rester en contact avec chaque membre de l’équipe et visualiser les progrès qu’ils font chaque jour.
Si vous voulez vraiment vous voir, vous pouvez le faire avec TimeCamp, BigTime, Clevork et d’autres applications similaires. Il est même recommandé aux équipes d’allumer leurs caméras pour se voir et de passer à la communication à longue distance, car la communication non verbale est très importante.
En outre, avec ce type de logiciel, vous pouvez également voir ce qui se trouve sur le bureau de l’autre côté. En outre, nombre d’entre eux proposent des minuteries intégrées qui peuvent aider à suivre des indicateurs tels que le temps passé au travail, les revenus qu’ils génèrent, les coûts qu’ils encourent, etc. En d’autres termes, ils permettent aux clients de ne payer que pour un travail réel, éliminant ainsi toutes les préoccupations du personnel oisif, tout en respectant les pauses prescrites pour maintenir un niveau élevé de créativité et de motivation.
6. Renforcer la confiance
En outre, avec ce type de logiciel, vous pouvez également voir ce qui se trouve sur le bureau de l’autre côté. En outre, nombre d’entre eux proposent des minuteries intégrées qui peuvent aider à suivre des indicateurs tels que le temps passé au travail, les revenus qu’ils génèrent, les coûts qu’ils encourent, etc. En d’autres termes, ils permettent aux clients de ne payer que pour un travail réel, éliminant ainsi toutes les préoccupations du personnel oisif, tout en respectant les pauses prescrites pour maintenir un niveau élevé de créativité et de motivation.
Oui, l’employé travaille dans un endroit différent du vôtre, et vous ne verrez jamais tout ce qu’il fait et l’aiderez dans sa lutte pour se familiariser avec l’organisation, mais soyons francs, vous ne le feriez pas non plus s’il travaillait dans le même bureau ! Il est très probable que votre rythme de réunions et de travail quotidien vous empêchera de passer trop de temps avec le nouvel employé, même si vous travaillez tous les deux dans le même bureau.
Faire face à l’incertitude est une chose avec laquelle nous devons apprendre à nous sentir à l’aise. Tant que vous avez sélectionné les bons ICP et que vous suivez correctement les « livraisons critiques », il est tout à fait normal de voir certaines parties du travail de vos employés comme une boîte noire.Assurez-vous simplement qu’ils sont bien documentés quelque part, et que de temps en temps il y a des activités pour améliorer continuellement le service, pour s’assurer que personne n’est trop à l’aise et que les choses continuent.
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