Travailler à domicile pour les employés

La meilleure façon de s’organiser dans la vie et au travail est de prendre des habitudes qui nous permettent de faire tout ce que nous devons faire dans un mode de pilotage presque automatique.

Il existe diverses études sur la quantité de temps nécessaire à une personne pour acquérir une habitude, mais on sait que cette période varie entre 21 et 66 jours.

Mais cet outil puissant est une épée à double tranchant. S’approprier de mauvaises habitudes peut être néfaste, et pire encore, il sera difficile de les changer plus tard, car notre cerveau humain est câblé pour rester ainsi.

Il est donc important que nous développions les bonnes habitudes en travaillant à domicile (« TAD »).

Bien qu’avec les bons outils et les bonnes techniques, il soit tout à fait possible d’embarquer un employé à distance (https://fut-ure.fr/comment-reussir-lintegration-dun-travailleur-a-distance-et-travailler-avec-lui/), de nombreuses entreprises préfèrent encore embarquer l’employé localement, et après quelques semaines, elles laissent les nouveaux employés prolonger leur temps d’TAD.

Dans ces cas, il est important que le passage du travail sur site au TAD se fasse naturellement et que le plus grand nombre possible d’habitudes positives soient acquises.

Quelles sont donc les meilleures façons d’être productif tout en travaillant à domicile ?

Voici quelques conseils sur la manière de travailler efficacement en mode TAD. Ce guide tentera de vous aider à vous adapter aux nouvelles exigences en effectuant votre travail depuis votre domicile.

Utilisez des rituels de transition qui vous aident à vous allumer et à vous éteindre

Allumer

Établissez une routine le matin et maintenez vos habitudes en début de journée :

• Prenez un petit déjeuner copieux ou prenez un moment pour boire votre café préféré et manger des pâtisseries comme si vous commenciez tout juste à faire la navette.
• Choisissez des vêtements confortables, mais essayez de ne pas vous écarter du code vestimentaire habituel de votre entreprise.
• L’image que nous transmettons aux autres a également une influence sur nous-mêmes. Des études indiquent que la confiance en soi augmente lorsque l’on se sent à l’aise dans sa façon de s’habiller (c’est-à-dire à la fois confort et apparence), et que cette confiance en soi est essentielle pour bien faire son travail.
• Ouvrez et lisez votre liste de choses à faire pour la journée 30 minutes avant de commencer à travailler.
• Maintenant que votre journée n’a pas encore commencé, passez quelques minutes à lire tout ce qui vous motive (de préférence en buvant un café !)
• Par exemple, si vous vous intéressez à l’informatique et à la technologie, lisez les dernières réalisations et idées commerciales des entreprises les plus innovantes. Laissez-vous envahir par la même énergie qui a inspiré tant d’autres personnes à exceller dans leur travail, et retournez maintenant à votre liste de tâches quotidiennes et commencez à la décortiquer ! 

Éteindre

Si vous avez terminé votre travail quotidien après le voyage ou pendant votre pause déjeuner, essayez de déconnecter la connexion.

Par exemple, profitez de l’occasion pour lire, faire du sport (vous savez probablement qu’il existe plusieurs applications qui proposent gratuitement des routines pour faire du sport à la maison), ou partagez des moments avec les personnes avec lesquelles vous vivez ou avec vos collègues autour d’un café informel par appel vidéo (assurez-vous que vos caméras sont allumées !).

Ou si vous avez juste eu une journée chargée, faites quelque chose de plus détendu comme regarder votre émission de télévision préférée, promener vos animaux domestiques ou jouer à quelques jeux vidéo.

Chambres à la maison

Définir les zones de détente par rapport aux zones de travail

Dans la mesure du possible, essayez d’utiliser des pièces séparées à votre domicile pour séparer les zones où vous travaillez normalement de celles où vous passez normalement votre temps libre ou où vous dormez.

Choisissez la pièce la plus confortable pour vous et faites-en votre espace de travail : Idéalement, ce devrait être un endroit avec une lumière et une ventilation naturelles, mais aussi avec la possibilité de réguler la température quand vous en avez besoin.

Interaction avec les membres de la famille ou les colocataires

Définissez des règles avec votre famille ou vos colocataires pour éviter les interruptions pendant le travail.

Si vous n’avez pas assez d’espace chez vous pour créer deux espaces de travail séparés, il serait bon d’essayer de se mettre d’accord sur des règles lorsqu’une personne reçoit un appel tandis que l’autre continue temporairement à travailler depuis un autre endroit (même s’il s’agit d’un « espace de détente » car il n’est que temporaire).

Si deux ou plusieurs d’entre vous ont besoin de parler au téléphone en même temps, essayez de parvenir à un accord à l’amiable sur la personne qui déménage temporairement et sur celle qui changera de rôle la prochaine fois.

S’il n’est pas possible de travailler à partir de deux zones différentes, n’oubliez pas de mettre en sourdine lorsque vous ne parlez pas en réunion afin de minimiser le bruit de fond.Si vous organisez une vidéoconférence, des outils comme Microsoft Teams ont la capacité de diffuser l’arrière-plan, ce qui est également une bonne idée pour éviter les distractions.

Cependant, n’oubliez pas que de nombreuses personnes se trouvent dans la même situation, alors que la TAD devient la nouvelle normalité. Essayez donc de vous y habituer lorsque quelqu’un passe devant la webcam, ou lorsque vous devez vous arrêter une seconde lorsque vos animaux domestiques ou vos enfants ont fait du désordre !

Conseils pour TAD

Discipline personnelle

Veillez à éviter les distractions et à vous concentrer sur votre travail ; par exemple, assurez-vous que votre espace de travail est aussi organisé et propre que possible ou que tout le matériel nécessaire pour travailler sur la table est disponible.

Tout comme au bureau, vous devrez faire quelques pauses pendant votre voyage. Il est bon d’essayer de les planifier à l’avance, ou de les prendre toujours à des intervalles prédéterminés.

Levez-vous de votre chaise de temps en temps. Si vous disposez d’une pièce où vous pouvez prendre l’air, comme une terrasse ou un balcon, allez-y quand vous avez besoin de prendre l’air.

Tenez votre agenda à jour. Laissez des espaces dans votre agenda pour vous concentrer sur des sujets qui nécessitent un travail plus approfondi.

Calendrier

Essayez de vous en tenir à votre voyage prévu sans prolonger inutilement vos heures de travail, simplement parce qu’il vous semble facile de le faire lorsque vous êtes déjà chez vous.

Se reposer correctement, comme le disent les médecins, avec un nombre d’heures de sommeil adéquat. Si, pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas obtenir huit heures de sommeil correct en une journée, utilisez un calculateur de sommeil (https://sleepyti.me) pour planifier vos heures de réveil afin que vos cycles naturels de sommeil (https://www.sleep.org/articles/what-happens-during-sleep/) ne soient pas affectés.

Garder le bon niveau d’humeur

En temps normal, c’est un plaisir de travailler à domicile, mais si ce n’est pas une décision personnelle mais une réaction à une situation de force majeure – même si elle n’est que temporaire – il serait parfaitement normal de se sentir inquiet.

Au lieu d’essayer d’échapper à ces inquiétudes, vous devriez les affronter en douceur, en vous rappelant d’agir en fonction de ce que vous pouvez contrôler et en acceptant qu’il y a des choses qu’aucun de nous ne peut influencer.

Maintenez un réseau sain avec d’autres collègues ou experts dans votre domaine pour rester en contact avec les autres. Cela permettra de couvrir vos besoins à différents niveaux, car les personnes pourront vous aider dans différents domaines en fonction de leurs compétences. Certains pourront vous donner des conseils professionnels, d’autres vous donneront des astuces pour rester en bonne santé, et d’autres encore seront les personnes à contacter lorsque vous aurez besoin de solutions créatives.

Il y a un expert pour tout, et il sera utile pour vous et pour les autres si vous entretenez votre réseau (vous êtes vous-même un expert dans un domaine !)

Attitude positive

Supposez qu’il y a de bonnes intentions chez les autres lorsqu’ils essaient de vous atteindre.

Mettez l’accent sur les aspects positifs et essayez d’établir une relation de confiance avec le reste de votre équipe.

Il est difficile de transmettre le bon ton dans la langue écrite, de sorte que le manque de contact personnel peut créer de la sensibilité et des malentendus. La sympathie, la patience et la gentillesse sont nécessaires pour travailler dans des endroits éloignés, et elles seront récompensées par vos collègues qui essaieront de vous montrer les mêmes bonnes manières.

Prenez soin de vous : Ergonomie

Pendant que nous travaillons, nous devons prendre soin du bien le plus important : notre santé. 

Comme nous l’avons déjà mentionné, les habitudes sont puissantes, et si vous prenez les mauvaises (comme s’asseoir dans une mauvaise position), il sera difficile de les défaire !  Veuillez tenir compte des conseils suivants si vous travaillez à domicile :

Électronique et autres appareils

• Placez votre clavier directement devant l’écran et laissez une distance minimale de 10 cm par rapport au bord de la table afin que vos poignets soient alignés avec le clavier et l’écran. Si vous disposez d’un repose-poignet confortable, il serait bon de l’utiliser.
• Essayez d’éviter d’utiliser des câbles de rallonge pour les équipements électroniques ou de surcharger les prises. Demandez-vous si vous avez vraiment besoin de connecter autant d’appareils à côté de votre bureau et éventuellement d’utiliser le port USB de votre PC ou de votre ordinateur portable (par exemple pour charger votre téléphone portable).
• Il va sans dire que vous devez remplacer d’urgence vos équipements électriques (par exemple les prises) s’ils présentent des signes de détérioration !  Une surtension pourrait non seulement vous nuire, mais aussi endommager votre ordinateur et vos appareils électroniques.
• En général, vous devez avoir des normes ergonomiques de votre préférence lorsque vous travaill(i)ez au bureau. Essayez de conserver le même équipement autant que possible.  
• Il est particulièrement important d’utiliser une chaise et un bureau qui nous permettent de travailler dans une position confortable.
• Utilisez un support pour votre ordinateur portable et vos écrans (une boîte ou une pile de livres peut être une alternative simple à un support d’écran homologué).
• Même si vous travaillez avec un ordinateur portable, assurez-vous d’avoir un écran, un clavier externe et une souris au lieu d’utiliser les claviers intégrés de l’ordinateur.  Cela permettra de réduire la tension dans votre cou, vos bras et vos poignets.
• Changez de position toutes les heures et demie, faites quelques petits changements de position, des exercices d’étirement ou de relaxation (principalement pour la nuque et les épaules dans le bas du dos), tout en prenant une pause visuelle nécessaire pour que vos yeux ne regardent plus les écrans. Essayez de ne pas regarder le téléphone pendant ces pauses !
• Si vous passez/recevez des appels téléphoniques pendant votre journée de travail, utilisez un casque mains libres pour éviter de trop solliciter votre posture en portant le téléphone trop longtemps dans une position inconfortable.
• Si possible, essayez de sélectionner un écran d’au moins 20 pouces. Ce serait bien si votre appareil vous permettait d’en avoir deux, car cela augmenterait l’efficacité.
• Sur vos écrans, réglez la luminosité et le contraste de vos appareils en fonction des conditions d’éclairage de votre espace de travail.
• De même, vous devez redimensionner manuellement le texte pour le rendre plus lisible.

Chaise et table

• Il est recommandé d’avoir une chaise réglable en hauteur avec un dossier fixe, incliné le plus possible vers l’arrière et réglable en hauteur.
• Appuyez votre dos sur le dossier de la chaise, en particulier le bas du dos, et gardez vos épaules dans leur position naturelle.
• Vous devez régler la hauteur de la chaise de manière à pouvoir maintenir un angle de 90º entre votre bras et votre avant-bras et à garder vos poignets sur la table.
• Vos jambes doivent également être à un angle de 90º. Si la chaise est trop haute, utilisez un repose-pieds. Si vous n’en trouvez pas, utilisez un objet de la bonne taille, comme une boîte. Toutefois, il est recommandé de ne pas avoir d’objets sous les tables qui rendent les jambes difficiles à bouger, alors assurez-vous de choisir le bon objet.
• Placez l’écran au milieu de la table, et si vous en avez deux ou plus, installez-les de manière à pouvoir voir facilement toutes les informations sans faire de mouvements inconfortables.
• Évitez les réflexions et la surbrillance causées par des sources de lumière fortes. Pour ce faire, placez l’écran dans la bonne position ou utilisez les stores ou les rideaux pour éviter la lumière directe du soleil. Si vous avez des fenêtres, essayez de placer l’écran perpendiculairement à la fenêtre.
• Placez votre moniteur sur la table de travail de sorte que la distance de visionnement (distance entre vos yeux et le moniteur) ne soit pas inférieure à 55 cm.Placez l’écran avec le bord supérieur à la hauteur des yeux et évitez une inclinaison excessive de la tête.